Dein Bedarf. Ein System.
Eine einzige Plattform, um Einzel-, Gruppen- und Firmenreservierungen zu verwalten, die Distribution zu optimieren, das Gästeerlebnis zu verbessern und automatisierte Zahlungen zu vereinfachen.
Wir glauben, dass jeder Gastgeber eine spürbare Erleichterung durch Automatisierung des Arbeitsprozesses verdient.
Deshalb haben wir HotelFriend entwickelt – nicht nur als Software für Hotels, sondern als vollständiges Ökosystem, das es Ihnen ermöglicht, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: Ihre Gäste.
in Berlin Deine Zeit.
in Berlin Deine Gäste.
in Berlin Deine Prozesse.
in Berlin Deine Daten.
Hotelsoftware für jeden Betriebstyp.
Von privat Hotels bis zur individuellen Unternehmenslösung - wir passen die Prozesse flexibel an deine Anforderungen und Herausforderungen an.
Weniger Tools, mehr Ergebnis. Die Hotelsoftware, die Umsatz bringt und Zeit spart.
Dein Hotel ist mehr als nur Zimmer. Steigere den Erfolg deines Hotels, erhöhe den Umsatz und spare Zeit mit Hotelsoftware, die funktioniert.
Kontrolle über Verfügbarkeiten, Vertriebskanäle und mehr Direktbuchungen
Verwalten Sie Ihr Inventar kanalübergreifend in Echtzeit, optimieren Sie Ihre Preisstrategien und steigern Sie Direktbuchungen mit leistungsstarken Upsellingfunktionen.
Housekeeping & Maintenance: planen, prognostizieren, umsetzen
Optimieren Sie Ihre Housekeeping- und Wartungsprozesse mit intelligenter Planung, Echtzeit-Statusupdates und Wartungs-Tracking für maximale Effizienz.
Nicht jedes Hotel ist gleich. Dein PMS auch nicht.
Drei Pakete, ein Ziel: dein Hotel einfacher und erfolgreicher machen — vom smarten Einstieg bis zur Komplettlösung, die exakt auf dein Haus zugeschnitten ist.
HotelFriend CORE
Alles drin. Sofort startklar.
10 Bausteine, ein System — ohne Schnittstellen, ohne Flickwerk. Verwaltung, Buchhaltung, Vertrieb, Housekeeping, Bezahlung, Gäste-App und mehr: alles aus einer Hand, alles Made in Germany.
Verwendet von 700+ glücklichen Hotel Friends
HotelFriend FLEX
Dein Hotel. Dein System. Selbst zusammengestellt.
Wähle aus über 20 Bausteinen genau das, was dein Hotel braucht — Verwaltung, Vertrieb, Gästeerlebnis, Veranstaltungen und mehr. Kein Paket von der Stange, sondern deine eigene Lösung. Alles aus einem Guss, ohne interne Schnittstellen.
Verwendet von smarten Hotel Friends
HotelFriend Signature
Deine Lösung. Von uns gebaut. Für dein Hotel.
Wir stellen dir ein eigenes Projektteam zur Seite — von der Bedarfsanalyse bis zur fertigen Lösung. Unsere hauseigenen Entwickler bauen dir ein System, das sich an dein Hotel anpasst, nicht umgekehrt. Einmalig, passgenau, aus einer Hand.
Verwendet von exklusiven Hotel Friends
Hoteliers wie du vertrauen auf HotelFriend.
Über 90.000 Zimmer in der DACH-Region — vom Stadthotel bis zur Ferienanlage.
HotelFriend hat unsere Hotelprozesse mit einem intuitiven, auf unsere Bedürfnisse zugeschnittenen PMS grundlegend verändert. Gruppenbuchungen werden automatisiert, Check-ins deutlich beschleunigt.
Unser Team spart wertvolle Zeit, und die Spieler können sich voll auf das Training konzentrieren.
90%
schnellere Report-Erstellung
100%
automatisierte Gruppenbuchungen
Event-Team
Deutscher Fußball-Bund GmbH & Co. KG
HotelFriend PMS ist exakt auf unsere Anforderungen zugeschnitten und unterstützt uns bei der Buchungsverwaltung, der Organisation unserer Konferenzräume sowie einem reibungslosen Housekeeping.
Mit HotelFriend spart unser Team Zeit, die Rechnungsstellung ist deutlich präziser und das Gästeerlebnis – inklusive eines nahtlosen Check-ins und Buchungsprozesses – wurde spürbar verbessert.
40%
genauere Rechnungsstellung
63%
schnellere Zahlungen
Projektgruppenleiter
DLRG Service GmbH
Mit einer Flotte von über hundert Schiffen benötigten wir eine intuitive Lösung zur effizienten Steuerung unserer Abläufe. HotelFriend lieferte ein PMS, das all unsere Anforderungen erfüllt.
Heute verwalten wir Kreuzfahrtinformationen, checken Passagiere ein und verarbeiten Zahlungen auf jedem Schiff – sogar im Offline-Betrieb.
100+
Passagiere sofort eingecheckt
100%
Online- & Offline-Funktionalität
Operation Specialist
River Advice Basel
HotelFriend ist ein ausgezeichneter Partner für unser Gästehaus. Die individuell entwickelten PMS-Funktionen in Kombination mit sofort einsatzbereiten Produkten haben unsere Abläufe vereinfacht, Routinetätigkeiten automatisiert und einen nahtlosen Zugriff über mehrere Standorte ermöglicht.
Die schnelle Implementierung und der reaktionsschnelle Support erlaubten eine Einführung ohne Beeinträchtigung des laufenden Betriebs.
40%
Steigerung der Direktbuchungen
100%
einfacher Multi-Property-Zugriff
Rezeption
AWO
Ein System. Alle Bereiche abgedeckt.
Von der Buchung bis zur Buchhaltung — lerne die Bausteine kennen, mit denen du dein Hotel von Grund auf digitalisierst. Ohne Insellösungen, ohne Umwege.
Hotelverwaltung
Dein gesamter Hotelbetrieb in einem System — von der Reservierung über den Check-in bis zur Abrechnung. HotelFriend übernimmt die Routineaufgaben, damit du dich auf deine Gäste konzentrieren kannst.
Front-Office-Prozesse mit einem Echtzeit-Dashboard Check-ins und Check-outs mit Echtzeit-Aktualisierung des Zimmerstatus Einzel-, Gruppen- und FiSteigern Sie Direktbuchungen und erhöhen Sie Ihren Umsatz mit dem Buchungssystem,rmenbuchungen Verwaltung interner Notizen
Channel Manager
Maximieren Sie Ihre Buchungen und vereinfachen Sie Abläufe mit Channel Manager, einem Tool, das Ihr Hotel nahtlos mit mehreren Online-Buchungsplattformen verbindet und Preise, Verfügbarkeit sowie Reservierungen in Echtzeit synchronisiert – für müheloses Umsatzwachstum.
Über 200 OTAs verbunden Verwaltung und Koordination aller OTA-Nachrichten direkt über Ihr PMS Umsatzoptimierung durch dynamische Preisgestaltung Echtzeit-Leistungsüberwachung für fundierte Entscheidungen
Buchungssystem
Mehr Direktbuchungen, weniger Provision. Deine Gäste buchen direkt über deine Hotelwebseite oder Google Hotels — mit Gästeprofilen, sicherer Bezahlung und allem, was dazugehört. Die Webseite liefern wir gleich mit — als Onepager oder vollwertige Hotelseite.
Anpassbare Tarifoptionen und Zimmerbeschränkungen Integrierter Chat für bessere Kommunikation Bestellung von Serviceleistungen und Ressourcen Automatisierte Zahlungen per Karte mit Gästedatenhistorie
Automatisierte Zahlungen
Automatisierte Zahlungen sind eine intelligente Lösung, die Ihren gesamten Transaktionsprozess vereinfacht und absichert. Mit vollständig integrierten Zahlungen können Sie Transaktionen schnell und reibungslos abwickeln.
Ein-Klick-Zahlungen mit sicherer Tokenisierung Über 100 verfügbare Zahlungsmethoden Präzise Nachverfolgung und Reporting Grenzüberschreitende Transaktionen
Kassenbuch
Verfolgen Sie mühelos tägliche Transaktionen, verwalten Sie Ausgaben und Einnahmen und führen Sie präzise Kassenaufzeichnungen für vollständige finanzielle Kontrolle.
Tägliche Nachverfolgung des Cashflows Individuell anpassbare Kategorien Automatisierte Berichte Unterstützung mehrerer Währungen
Buchhaltung und Berichte
Verwandeln Sie Ihre Finanzdaten mit Accounting & Reports in umsetzbare Erkenntnisse – für klügere Entscheidungen und eine bessere Hotelperformance.
Automatische Erstellung von Rechnungen, Belegen und Steuerberechnungen Individuell anpassbare und editierbare Rechnungen Finanz-Dashboards in Echtzeit Export- und Freigabeoptionen
E-Vouchers & Rabatte
E-Vouchers & Rabatte ermöglichen es Hotels, digitale Gutscheine und Sonderangebote zu erstellen, zu verwalten und zu verfolgen – für eine einfache Umsetzung von Promotionen und Gästeanreizen.
Einzigartige Codes für Kampagnen und Direktbuchungen Rabatte nach Gästetyp, Buchungskanal oder Saison Reporting & Analyse-Überwachung Festbetrags- oder prozentbasierte Rabatte
OTA MessageHub
Hotels verbringen viel Zeit damit, zwischen OTA-Accounts, E-Mails und ihrem PMS zu wechseln. OTA MessageHub bündelt Gästemitteilungen in einem zentralen Posteingang im PMS, sodass Teams schneller reagieren und die Kommunikation effizienter verwalten können.
Zentraler Posteingang für OTA-Nachrichten Nachrichten von Booking.com und Airbnb im PMS Schnellere Reaktionszeiten für Gäste Weniger Kommunikationsfehler
Housekeeping
Housekeeping optimiert das Zimmermanagement durch die Nachverfolgung des Reinigungsstatus, die Zuweisung von Aufgaben und stellt sicher, dass Zimmer rechtzeitig bereit sind – für ein reibungsloses Gästeerlebnis.
Echtzeit-Aktualisierung des Zimmerstatus Mobiler Zugriff für Mitarbeitende Integration von Wartungsanfragen Produktivitäts- und Leistungsberichte
Gäste-Kommunikation
Guest Communication bündelt alle Gästekontakte an einem Ort und ermöglicht es Hotels, schnell zu reagieren, Anfragen effizient zu verwalten und das gesamte Gästeerlebnis zu verbessern.
Kommunikation mit Gästen per E-Mail, Chatbots u. v. m. Synchronisierung von Gästeprofilen und Buchungsdaten zur Personalisierung Übersicht aller Konversationen über verschiedene Kanäle hinweg Automatisches Planen und Versenden von Nachrichten vor der Anreise, während des Aufenthalts und nach der Abreise
Mitarbeiter Aufgaben
Mitarbeiteraufgaben helfen, Aufgaben effizient zuzuweisen, nachzuverfolgen und zu verwalten, um reibungslose Hotelabläufe zu gewährleisten.
Aufgaben bestimmten Mitarbeitenden oder Abteilungen zuweisen Aufgaben nach Dringlichkeit markieren und Fristen setzen Mitarbeitende können Aufgaben einsehen, aktualisieren und abschließen Aufgaben für mehr Übersicht mit Bildern oder Kommentaren versehen
Dynamische Raten
Dynamische Raten passen Zimmerpreise automatisch an Nachfrage, Auslastung, Saisonalität und Buchungsverhalten an.
Echtzeit-Datenanalyse Prognose zukünftiger Auslastungstrends Überwachung wichtiger Kennzahlen wie RevPAR und ADR Vorausschauende Planung auf Basis von Marktentwicklungen
One-Pager Website
Die One-Pager Website von HotelFriend präsentiert alle wichtigen Informationen Ihres Hotels, Zimmer, Services und Angebote, mit integriertem Buchungssystem. Sie bietet eine schnelle, mobilfreundliche Erfahrung, die das Browsen vereinfacht und Direktbuchungen fördert.
Anpassbare Layouts mit verschiedenen Stilen und einfacher Bearbeitung von Farben, Schriftarten und Inhalten Mehrsprachige und mehrwährungsfähige Unterstützung Analytics & Tracking zur Überwachung des Besucherverhaltens und der Conversions Optimiert für Smartphones und Tablets für reibungsloses Browsen und Buchen
Self-service-Kiosk
Verbessern Sie das Gästeerlebnis und reduzieren Sie den Personalaufwand mit den Self-Service-Kiosken von HotelFriend. Gäste können Bestellungen aufgeben, Zahlungen tätigen und Sonderangebote schnell und eigenständig entdecken.
Menüs und Preise sofort aktualisieren Sonderangebote für Gäste hervorheben Schnelle Selbstbedienungszahlungen Lange Warteschlangen vermeiden
Gäste-App
Die Gäste App ermöglicht Gästen den Zugriff auf alle Hotelservices direkt über ihr Smartphone, einschließlich Check-in, Zimmerservice und Sonderwünschen. Sie erhöht den Komfort, beschleunigt die Kommunikation mit dem Personal und sorgt für ein nahtloses, modernes Gästeerlebnis.
Self Check-In/Self Check-Out mit Rechnungsübersicht, PDF-Versand u. v. m. Upselling durch Angebote, Gutscheine, Rabatte und Empfehlungen Digitale Schlüssel-Integration mit mobilem Zugang und Smart Locks Raumsteuerung zur Anpassung von Licht, Temperatur und Entertainment
Remote-Rezeption
Die Virtuelle Rezeption ermöglicht Hotels, Check-ins, Check-outs und Gästeanfragen von einem zentralen Standort aus zu verwalten, ohne dass Personal vor Ort erforderlich ist. Sie optimiert Abläufe, verkürzt Wartezeiten und sorgt für ein nahtloses Gästeerlebnis.
Tablet- & Multi-Device-Unterstützung Persönliche Begrüßungen Anpassbares Interface im Look & Feel Ihres Hotels Echtzeit-Updates zur Verfolgung von Gästestatus, Sonderwünschen und Check-in-Fortschritt
Passport Scanner
Der Passport Scanner ist ein Gerät, das Gästedokumente während des Check-ins in Sekunden erfasst und überprüft. Dies beschleunigt den Check-in-Prozess, gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, reduziert die manuelle Dateneingabe und minimiert Fehler.
Erkennt Reisepässe aus über 150 Ländern Barcode- & MRZ-Erkennung: scannt sowohl 2D-Barcodes als auch maschinenlesbare Zonen für verschiedene Passarten Einfache Integration in Self-Check-in-Kioske, Mobile Apps und klassische Rezeptionen Automatische Datenerfassung zur Minimierung von Eingabefehlern
Hotels wie deins. Erfolge wie diese.
Erfahre, wie Hoteliers in der DACH-Region ihren Betrieb mit HotelFriend vereinfacht und ihren Umsatz gesteigert haben.
Montana Hotel Diemelstadt
Das Montana Hotel Diemelstadt wechselte von Protel zu HotelFriend, steigerte Direktbuchungen, verbesserte die Online-Sichtbarkeit und optimierte die Abläufe.
Hotel Zur Kaiserpfalz
Das Hotel Zur Kaiserpfalz, ein elegantes Hotel und Restaurant in Deutschland, löste die Herausforderung, mehrere Abteilungen von einer einzigen, zentralen Plattform aus zu verwalten.
Tiny Hygge
Tiny Hygge vereint HotelFriend-Technologie, minimalistisches Wohnen und nordischen Komfort zu einem unvergesslichen Urlaubserlebnis.
Sieh selbst, was sich ändert.
In einer kostenlosen Vorführung zeigen wir dir, wie HotelFriend in deinem Hotel aussieht — nicht in der Theorie, sondern an deinen Abläufen.
Einrichtung in bis zu 6 Tagen 80+ eigene Entwickler Support-Antwort in 1–5 Minuten 96% Kundenzufriedenheit
FAQ: Hotelsoftware.
Häufig gestellte Fragen von Hotelbesitzern zu einem zuverlässigen Hotelprogramm.
Hotelsoftware ist das zentrale System, mit dem ein Hotel seinen gesamten Betrieb digital steuert — von der Buchung über die Gästebetreuung bis zur Buchhaltung. Sie ersetzt Einzellösungen und Zettelwirtschaft durch einen durchgängigen Ablauf: Reservierungen, Zimmerverwaltung, Bezahlung, Rechnungsstellung und Gästekommunikation laufen in einem System zusammen.
HotelFriend sitzt in Berlin und entwickelt ausschließlich in Deutschland. Server, Datenschutz und Buchhaltung entsprechen von Grund auf deutschen und europäischen Anforderungen — DSGVO, ISO-Sicherheitsstandards, Fiskalisierung. Dazu kommen Zwei-Faktor-Anmeldung und durchgängige Verschlüsselung. Die Software wurde für den DACH-Markt gebaut, nicht nachträglich angepasst. Das merkt man im Alltag: an der Bedienung, an der Buchhaltung und am Kundendienst, der auf Deutsch erreichbar ist.
Jedes Hotel ist einzigartig. Kleine Hotels benötigen nur ein Kernsystem mit PMS, Housekeeping, Reporting, Channel Manager und Buchungsmaschine, während All-Suite-Hotels und Ferienparks Hotelreservierungen, Restaurants und Veranstaltungen aus einem einzigen System verwalten möchten. Um die beste Hotelsoftware auszuwählen, sollten Sie auf folgende Kriterien achten: Markenreputation und Bewertungen früherer Nutzer; starke Präsenz in Ihrer Region, um fiskalische und andere Anforderungen zu erfüllen; die Hotelsoftware muss alle Prozesse in Ihrem Hotel abdecken, ohne zwischen verschiedenen Anbietern wechseln zu müssen. HotelFriend hat drei Pakete entwickelt, die speziell auf unabhängige Hotels, Hotelketten, institutionelle Gastgewerbe, Kreuzfahrtschiffe, Mischobjekte und andere Unternehmen zugeschnitten sind, die ihre Immobilien vermieten.
Cloud-Hotelsoftware wird online betrieben, sodass Sie von überall darauf zugreifen können, ohne eigene Server vor Ort zu benötigen. On-Premise-Systeme werden direkt vor Ort installiert, während Hybrid-Lösungen beides kombinieren und es Ihnen ermöglichen, bestimmte Daten lokal zu behalten und andere in der Cloud zu speichern – für mehr Flexibilität.
Die beste Software für Hotelmanagement und Gästekommunikation in einem System ist eine Plattform, die PMS, Channel Manager, Buchungsmaschine, Gäste-App sowie Kommunikationsmöglichkeiten mit Gästen über Chat, E-Mail und Push-Benachrichtigungen auf allen Kanälen kombiniert. Außerdem sollte das System eine Fernrezeption mit Tablet an einem Self-Service-Kiosk bieten. Ein integriertes Türschlosssystem ist ebenfalls unverzichtbar für Ferienwohnungen oder Hotels ohne Rezeption.
Viele Hoteliers nutzen und empfehlen Hotelsoftware, die Property Management, Buchungsfunktionen und Tools für die Gästebetreuung kombiniert, da dies essentielle Funktionen für das Hotelmanagement sind. Die Hospitality-Branche entwickelt sich jedoch ständig weiter. Wenn Sie heute Hotelsoftware auswählen, ist es wichtig sicherzustellen, dass sie eine Vielzahl von Werkzeugen bietet, die alle Bereiche des Hotelbetriebs abdecken. Schauen Sie sich die Empfehlungen und Fallstudien an, die die meisten Hotelsoftware-Websites bereitstellen. Sie helfen Ihnen zu verstehen, für welche Größe und Art von Unterkunft die Software am besten geeignet ist.
Mit Cloud-Hotelsoftware können Sie von überall auf Ihr System zugreifen, solange eine WLAN-Verbindung besteht. Es ist nicht nötig, komplexe Server zu installieren oder zu warten. HotelFriend bietet Cloud-Hotelsoftware an, die auf deutschen Servern gehostet wird und alle Standards für Sicherheit, Datenschutz und Leistung erfüllt.
Unabhängige Hotels benötigen Hotelsoftware, die einfach zu bedienen ist. Das Personal sollte sie schnell erlernen können, ohne lange Schulungen. Ein weiteres wichtiges Kriterium ist Sicherheit und Datenschutz. Wenn Sie Cloud-Hotelsoftware wählen, achten Sie darauf, dass sie allen Standards entspricht. Support in der Landessprache ist für eine reibungslose Koordination unerlässlich. Schließlich sollte die Software mit Tools wie automatisierten Zahlungssystemen und Buchhaltung integriert werden können.
Online-Hotelsoftware funktioniert über das Internet und kann von jedem Gerät aus genutzt werden. Webbasierte Hotelsoftware läuft direkt im Browser, ohne dass eine Installation erforderlich ist.
Der beste Weg, um festzustellen, ob die Hotelverwaltungssoftware Ihren Anforderungen entspricht, ist, eine Demo zu buchen und sie in der Praxis zu sehen. Sprechen Sie direkt mit einem Vertriebsmitarbeiter. So haben Sie die Möglichkeit zu prüfen, ob die Software alle Ihre betrieblichen Anforderungen abdeckt.
Wenn Ihre Rezeption und Ihr Backoffice in einem System arbeiten, werden alle Daten in Echtzeit aktualisiert. Dies verhindert Missverständnisse, vermeidet Doppelarbeit und hilft dem Personal, schneller auf die Bedürfnisse der Gäste zu reagieren.
Hotelverwaltungssoftware verbessert die Abläufe, indem sie Aufgaben der Rezeption und des Backoffice automatisiert und die Koordination mit Gästen erleichtert. Automatisierte Abläufe können durch Tools wie Reservierungsmanagement, Abrechnung, Housekeeping, Mitarbeiterkoordination und Reporting optimiert werden. Die Gästekoordination lässt sich durch Self-Check-in, Kommunikations-Tools, Bestellungen und Veranstaltungsmanagement verbessern.
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